湖南电气职业技术学院学生档案管理制度

湖南电气职业技术学院学生档案管理制度（试行）

第一章 总  则

第一条 为做好学生档案管理工作，使我院学生档案管理更加规范化、科学化，结合我院具体情况，制定本办法。

第二条 学生档案管理工作要本着为培养人才服务经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。

第三条 学生档案材料的建立和日常管理工作，学生工作部负责毕业学生档案的审核和封签工作，招就处负责档案的管理、保管和投放工作。

第二章 档案的内容

第四条 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要，在校期间学生档案应不断充实以下内容：

   1、新生信息登记表

   2、体检表

   3、学习成绩单

4、毕业生登记表

5、考生档案（中学档案）

       6、社会实践表（含实习材料）

7、团员档案

       8、表彰材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等）和处分材料（包   

       括学校系级处分决定或免于处分的意见等）。

    （以上1-6为必备材料）

第三章  归档要求

第五条 档案从新生入学开始建立，由辅导员老师负责。

第六条 如果档案内容是学生自己的原因缺失，需要学生在该栏签字注明，由学生自己负责。

第七条 档案必须是办理完毕的正式的材料。

第八条 学生档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办系部、年级、学生及时间。

第九条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。

第十条 各类材料必须使用A4的办公用纸，只能用碳素或蓝黑墨水书写。

第四章  档案的借阅

第十一条 学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。

第十二条 档案一般不外借。如确需借出使用，经学生所在系党支书记和学生工作部负责人共同批准后方可办理借阅手续。

第五章 档案的保管

第十三条 根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密，科学地保管。

第十四条 新生报到时，高职学生应直接将本人中学档案上交至所在系部保管。

第十五条 新生入学后，各系部应指定专人负责档案管理工作。

第十六条 学生档案入库后，要更换统一和规范的学生档案袋。

第十七条 各系部应在学生毕业前1个月，将建档完毕的学生档案材料以及移交清单上交到学生工作部，经学生经工作部和招就处检查，不合格档案将退回系部补充完整 。

第六章 学生档案的转递

第十八条 学生转学、转专业，应及时将档案转给新的主管单位。

第十九条 毕业生档案由招生就业处负责按毕业生就业报到证上签发的单位或“专升本”录取院校地址转递（特殊情况，另行处理）。

第二十条 退学的学生，办理学籍变动手续后，其档案由系部转交招生就业处，招生就业处负责转回该生家庭所在地人事主管部门。

  第二十一条 转递学生档案应遵守下列规定：

（一）学生档案应通过机要交通或派人专人送取，不能邮寄，不得交学生本人自带；

（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；

（三）收到档案的单位，须核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回，逾期一月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。

第七章   附则

第二十二条 本办法解释权归学生工作部。

第二十三条 本办法自发布之日起执行。

                                                 学工部

                                                2015.8.20